Hoe organiseer je een hybride evenement?

Hoe organiseer je een hybride evenement?

In de blogpost over de event trends voor 2023 deelden we dat de trend van hybride evenementen doorzet. Inmiddels is de evenementenbranche goed op weg met het organiseren van hybride evenementen. Toch merken we nog met regelmaat dat er bij een hybride evenement vaak alleen gedacht wordt aan het online livestreamen van het evenement, terwijl de mogelijkheden tegenwoordig zeer uitgebreid zijn. Om alles uit een hybride evenement te halen hebben wij 8 stappen op een rijtje gezet die antwoord geven op de vraag ‘Hoe organiseer je een hybride evenement?’. Met deze stappen organiseer jij een hybride evenement met een groter bereik en een flexibele invulling. Kortom, een evenement met impact.

Inhoud

Stap 1: bepaal je doel en budget

Allereerst begin je met het bepalen van je doel en het vaststellen van het budget, dit is de basis voor de inhoud van je evenement. Breng in kaart wie de doelgroep is van je evenement, waar zij behoefte aan hebben en wat je bij de doelgroep wil bereiken. Wanneer je een hybride evenement organiseert moet je bij het vaststellen van het budget er rekening mee houden dat je eigenlijk twee evenementen organiseert. Naast de aspecten van je live evenementen, moet je nu voor het online gedeelte rekening houden met kosten voor digitale event tools en software. Verder is er nog de techniek die je mee moet nemen in je budget. Voor een hybride evenement heb je naast licht, beeld en geluid ook techniek nodig voor het livestreamen van je evenement.

Stap 2: kies een locatie voor je evenement

Voor het vinden van een geschikte locatie voor je hybride evenement is er een aantal criteria waar je naar kan kijken, bijvoorbeeld:

De uitstraling van de locatie
De locatie moet mooi voor het oog zijn en passen bij hetgeen wat je met je evenement wil uitstralen. Een locatie die heel erg druk oogt, kan voor online deelnemers minder prettig zijn, er zijn dan veel afleidende factoren. Aan de andere kant is een kale locatie weer wat saai. Probeer daarom een locatie te vinden die sfeervol is en die voor online deelnemers ook prettig is om naar te kijken.

De mogelijkheden voor licht, beeld en geluidstechniek
Licht, beeld en geluidstechniek zijn voor elk type evenement belangrijk. Er is niks zo vervelend als wegvallend geluid, of een slecht uitgelicht podium. Vraag daarom altijd wie de techniek leverancier is en wat de mogelijkheden zijn.

Tip: Bespaar vooral niet op de techniek. Voor een succesvol hybride evenement is de techniek essentieel. De techniek heeft invloed op de totale beleving voor zowel de online als de fysiek aanwezige deelnemers. Kies daarom voor hoogwaardige apparatuur als het neerkomt op licht, geluid en camera’s.

De catering
Catering heeft veel invloed op de beleving van je fysieke bezoekers. Bevalt de catering niet, veranderd dat direct het beeld van de bezoeker. Het afstemmen van de catering, zoals wat, wanneer en waar het wordt geserveerd is erg belangrijk om af te stemmen met de locatie. Denk daarnaast bij een hybride evenement na over eventuele catering voor de online deelnemers. 

Stap 3: oriënteer je op een eventplatform

Het eventplatform is de online omgeving van je evenement. Dit is de plek waar deelnemers zich kunnen aanmelden, informatie kunnen vinden over je evenement en het evenement online kunnen bijwonen. Tegenwoordig zijn er verschillende aanbieders van eventplatforms, bij de een kan je alles geheel zelf opzetten en vormgeven en bij de ander word je volledig ontzien in het bouwen van een platform. Bedenk van tevoren of er de tijd en kennis is om het platform volledig zelf op te zetten, of dat je dit liever uit besteed. Kijk daarnaast ook naar aanvullende mogelijkheden binnen het eventplatform, bijvoorbeeld de interactiemogelijkheden. Bekijk hier onze mogelijkheden.

Tip: Focus voor je hybride evenement op de gebruikerservaring en de customer journey, niet alleen op het uiterlijk. Zorg ervoor dat deelnemers zo min mogelijk stappen hoeven te doorlopen en dat de volgorde logisch is. Personaliseer de gebruikerservaring waar mogelijk, door bijvoorbeeld de deelnemers aan te spreken met hun voornaam. Houd er daarnaast rekening mee dat het platform voor een digibeet begrijpelijk, toegankelijk en goed vindbaar moet zijn.

Stap 4: maak de programma’s

Wanneer je weet welk eventplatform je gaat gebruiken, kan je gaan nadenken over de invulling en vormgeving van je programma’s. Tijdens een hybride evenement combineer je een fysiek en online evenement. De programma’s lopen parallel aan elkaar, maar kunnen nooit helemaal synchroon lopen. Maak daarom altijd twee programma’s die in een draaiboek samenkomen. Houd er daarbij ook rekening mee dat de spanningsboog van een online kijker veel korter is dan die van een fysiek aanwezige bezoeker. Bied daarom online meerdere korte sessies aan. Vergeet bij het maken van de programma’s niet het doel uit stap 1. Denk verder ook goed na over de catering en wisselmomenten, zodat beide groepen een passend programma hebben met interactie en het evenement als waardevol beschouwen.

Caroline 1

Stel ons je vragen

Organiseer jij binnenkort een hybride evenement? Wij denken graag met je mee! Stel ons je vragen, deel je wensen en wij ontzorgen je verder op het gebied van het event registratie en digitale tools.

Stap 5: verbind fysiek en online

De fysieke en online bezoekers moeten beide een gevoel van betrokkenheid en verbinding ervaren. Tijdens een hybride evenement is het waardevol om zowel een online als fysieke host te hebben. Zij zorgen voor interactie, het bespreken van vragen en zijn een verbindende factor. Andere manieren om meer verbinding te creëren is door bijvoorbeeld beelden uit de zaal te laten zien, een virtuele rondleiding te geven, of een online gast inbellen. Door het programma interactief te maken, zitten de online deelnemers niet alleen achter een scherm te kijken, maar wordt er echt verbinding gemaakt.

Stap 6: bereid je voor op technische vragen

Hoe goed je jouw hybride evenement ook voorbereid, bij livegang komen er altijd vragen. Denk bijvoorbeeld aan deelnemers die niet kunnen inloggen, problemen met de internetverbinding of mensen die naar een verkeerde livestream kijken. Zorg dat je voldoende hulp hebt om deze vragen (digitaal) te beantwoorden. Veel technische vragen kan je eventueel ook al ondervangen op een veelgestelde vragenpagina op je website.

Stap 7: denk na over de follow-up

Bij een hybride evenement stopt het evenement niet direct na de uitvoering. Al het (beeld)materiaal wat er is verzameld kan je na afloop aanbieden. Door on-demand content aan te bieden, geef je deelnemers die het evenement niet op de dag zelf bij kunnen wonen de mogelijkheid om op een later moment een presentatie of sessie terug te kijken. Daarnaast kan je de content gebruiken om te delen op social media. Hierdoor blijf je na het evenement van toegevoegde waarde en verleng je het positieve gevoel.

Stap 8: evalueer je evenement

Evalueer na afloop zowel met de fysiek aanwezige als online gasten om te kijken of vooraf opgestelde doelen bereikt zijn. Stel hen een aantal korte vragen en verzamel input om meer te weten over hun ervaringen. Maak voor beide groepen een aparte evaluatie, ze hebben het evenement immers geheel anders bijgewoond. De input die je verzamelt is erg waardevol voor je volgende evenement.

Wil je meer tips over het organiseren van een hybride evenement? Lees dan de 6 do’s en don’ts voor een succesvol hybride evenement op onze blogpagina.

Deze post delen:

Gerelateerde posts

Event trends voor 2023

Nu het einde van 2022 inzicht is en 2023 om de hoek staat, is het een goed moment om vooruit te kijken naar het komende jaar. In dit artikel delen we 4 event trends voor 2023. Benieuwd wat de evenementenbranche te wachten staat?

Case | Welkoop GOUD & FOUT Festival

Voor het Welkoop GOUD & FOUT Festival mochten wij het uitnodigingstraject, de eventwebsite en de virtuele photobooth verzorgen. Benieuwd hoe we deze toffe opdracht hebben uitgevoerd? Lees dan snel verder!