De customer journey van uitnodiging tot evaluatie

Customer journey van uitnodiging tot evaluatie blogpost header

Voor de bezoekers van je evenement begint de beleving bij de save the date of uitnodiging en eindigt het bij de evaluatie. Het uitnodigingstraject en de registratie zijn daarom een belangrijk onderdeel van de customer journey. De customer journey is de klantreis, oftewel alle contactmomenten van oriëntatie tot evaluatie. In deze blogpost nemen we je mee in de customer journey van uitnodiging tot evaluatie. We leggen uit hoe je dit het beste aanpakt en waar je op moet letten om een geoptimaliseerde beleving te creëren voorafgaand, tijdens en na afloop van je evenement. 

Inhoud

1. De save the date of uitnodiging

De save the date of uitnodiging is het eerste contactmoment met je potentiële bezoekers. Geef de doelgroep van het evenement het gevoel dat het om hen draait door de save the date of uitnodiging te personaliseren. Zorg er daarom voor dat je genodigdenlijst up-to-date is zodat de lijst eenvoudig te koppelen is aan event software. Hiermee is het mogelijk om bijvoorbeeld de aanhef van de e-mails te personaliseren. 

Naast de personalisatie is het ook belangrijk dat de save the date of uitnodiging van je evenement aantrekkelijk en prikkelend is. Je wil namelijk dat je potentiële deelnemers enthousiast worden, zich registeren en je evenement daadwerkelijk bezoeken. We hebben een paar tips waarmee je e-mail ‘Dit wil je niet missen!’ roept. 

5 tips voor een aantrekkelijke en prikkelende uitnodigingsmail
  1. Ga voor een pakkend onderwerp. Als je onderwerp niet aanspreekt, is de kans klein dat de e-mail geopend wordt. 
  2. Vertel de belangrijke, maar vooral ook de leuke details van je evenement. Denk hierbij aan de basics zoals waar, wanneer en voor wie, aangevuld met waarom ze dit niet mogen missen. 
  3. Zorg voor een mooie vormgeving passend bij de huisstijl. Door je uitnodigingsmail zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de huisstijl creëert dat een gevoel van herkenning en vertrouwen.
  4. Deel sfeerbeelden van een soortgelijk evenement, of een vorige editie van je evenement. Hierdoor hebben je potentiële bezoekers direct een beeld van wat het evenement biedt.
  5. Gebruik duidelijke call-to-actions. Knoppen die onmisbaar zijn in je save the date of uitnodiging, zijn knoppen voor het aan- en afmelden, een knop om het evenement op te slaan in de agenda en een knop die leidt naar een eventwebsite met alle informatie over jouw evenement. 

2. De registratie

Het is je gelukt om je potentiële bezoeker te overtuigen en zich te registreren! Wanneer iemand besluit zich te registeren gaat de customer journey verder en is het van belang dat je je potentiële bezoekers niet verliest tijdens het registreren. Een van de belangrijkste aspecten van deelnemersregistratie is het opzetten van een registratieproces dat eenvoudig en gebruiksvriendelijk is voor de deelnemers. Binnen de registratie zijn er verschillende variaties. Van een eenvoudige online registratieformulier tot een meer geavanceerd systeem met barcode-scanners en badges voor deelnemers. Het is belangrijk om bij het opzetten van het registratieproces rekening te houden met het niveau van technische vaardigheden van de deelnemers.

Een ander belangrijk aspect van deelnemersregistratie is het verzamelen van de juiste informatie van de deelnemers. Bedenk van tevoren goed welke informatie je nodig hebt voor je evenement en bepaal welke gegevens verplicht zijn om in te vullen en welke niet.  

Zorg daarnaast ook voor een veilige en betrouwbare manier om deze gegevens te verzamelen en op te slaan. Het is belangrijk dat de privacy van de deelnemers wordt gewaarborgd.

Tot slot is het fijn als deelnemers kunnen rekenen op persoonlijke interactie en ondersteuning bij het registratieproces. Door persoonlijk contact te leggen en een helpdesk beschikbaar te stellen, worden eventuele problemen snel opgelost en wordt de ervaring voor deelnemers positiever. Daarbij verwachten deelnemers na registratie een snelle bevestiging en verdere informatie over het evenement. Zorg er dus voor dat je deze informatie snel en duidelijk communiceert. Bijvoorbeeld via een automatische e-mailbevestiging met de belangrijkste informatie over het evenement en de registratie.

3. Reminders en updates

De kans is groot dat niet iedereen die je hebt uitgenodigd, direct registreert. Reminder en update e-mails zijn dan een mooie aanvulling. We hebben de voordelen voor je op een rijtje gezet:

  • Verbeterde deelnemerservaring: Door reminders te sturen over belangrijke deadlines, zoals het sluiten van de registratie of het verstrekken van aanvullende informatie, kunnen deelnemers tijdig reageren. Dit verbeterd de algehele ervaring van de deelnemers.
  • Hogere opkomst: Het sturen van reminders draagt bij aan een hogere opkomst op het evenement. Door regelmatig updates te delen over bijvoorbeeld het programma, sprekers of activiteiten, voelen deelnemers zich meer betrokken bij het evenement en zijn daardoor eerder geneigd om te komen.
  • Vermindering van no-shows: Door deelnemers eraan te herinneren dat ze zich hebben geregistreerd en dat ze worden verwacht, verminderd het aantal no-shows. Stuur daarom een remindermail vlak voor het evenement begint.
Josine

Stel ons je vragen

Organiseer jij binnenkort een evenement? Wij denken graag met je mee! Stel ons je vragen, deel je wensen en wij ondersteunen je bij het uitnodigingstraject en de registratie.

4. Laatste informatie en e-tickets

Je evenement komt al dichterbij, de reminders zijn de deur uit en de registratie is gesloten. Dan is het nu tijd om aan de slag te gaan met de laatste informatie e-mail en de e-tickets. Deze e-mail wordt vaak een paar dagen voor het evenement verstuurd en bevat belangrijke informatie over het evenement en de e-tickets met een persoonlijke QR-code. 

Een laatste informatie e-mail met e-ticket is een essentieel onderdeel van de customer journey van een evenement. Een belangrijk aspect bij het opstellen van een goede laatste informatie e-mail is de inhoud. Naast het verstrekken van belangrijke informatie over het evenement en de tickets, kan de e-mail worden gebruikt om de deelnemers te inspireren en te enthousiasmeren. Bijvoorbeeld door middel van foto’s of video’s van eerdere edities van het evenement, interviews met artiesten of sprekers, of informatie over unieke of nieuwe elementen van het evenement.

Het e-ticket zelf draagt ook bij aan de beleving van het evenement. Door het e-ticket te ontwerpen met de branding van het evenement en belangrijke informatie te delen, zoals de locatie, datum en tijd van het evenement, is het e-ticket een visuele herinnering aan het evenement. Bovendien kan het e-ticket worden gepersonaliseerd door de naam en andere persoonsgegevens van de deelnemer te vermelden, waardoor het ticket persoonlijker wordt en bijdraagt aan de totale beleving. Ook kan er informatie worden gegeven over het parkeren en de toegang tot het evenement.

5. Onsite registratie

Bij een onsite registratie dienen de e-tickets als persoonlijk toegangsbewijs, die bij binnenkomst worden gescand. Vaak in combinatie met het printen van badges. Een efficiënte onsite registratie, waarbij het proces snel en gemakkelijk verloopt, draagt bij aan een positieve eerste indruk en ervaring op de dag zelf. Een groot voordeel is bijvoorbeeld een kortere wachtrij. De persoonlijke QR-code op de e-ticket wordt gescand en binnen no-time rolt er een gepersonaliseerde badge uit de printer. Gemiddeld duurt dit 15 seconden per deelnemer. Dit is een stuk sneller en makkelijker dan de juiste badge zoeken tussen een stapel badges uitgestald op een tafel. 

Drie tips om de beleving van de onsite registratie te optimaliseren:
  1. Zorg voor voldoende personeel om de deelnemers te ontvangen en het proces in goede banen te leiden.
  2. Maak gebruik van moderne registratietechnologieën, zoals draadloze scanners en digitale formulieren.
  3. Overweeg het gebruik van gepersonaliseerde badges en andere materialen om de branding van het evenement te versterken.

6. Follow-up en evaluatie

Het is goed om te weten dat de customer journey niet eindigt zodra het evenement voorbij is. Integendeel zelf, de follow-up en evaluatie zijn namelijk net zo belangrijk als de rest van de hiervoor beschreven aspecten. Een follow-up en evaluatie bieden inzicht in hoe deelnemers het evenement hebben ervaren en eventuele verbeterpunten. Een goede follow-up begint al tijdens het evenement. Zorg dat deelnemers zich gewaardeerd en gehoord voelen. Na afloop van het evenement is het waardevol om je deelnemers een e-mail te sturen met bijvoorbeeld een enquête. Daarnaast kan je in de e-mail ook verwijzen naar de eventwebsite waar de foto’s, de aftermovie, presentaties en andere content te vinden is. Tot slot is deze e-mail direct een promotie of uitnodiging voor de volgende editie van je evenement.

Deze post delen:

Gerelateerde posts