Een goede digitale profilering is belangrijk bij de organisatie van een evenement. Informatie die je online deelt moet voor bezoekers makkelijk te vinden zijn en altijd up-to-date zijn. Een eventwebsite is daarom een essentieel onderdeel van je evenement. Je deelt hier de belangrijkste informatie in een online omgeving, die niet alleen duidelijk moet zijn, maar ook aantrekkelijk en overtuigend. In deze blogpost leggen we uit wat precies het doel is van een eventwebsite en hoe je deze zo optimaal mogelijk inzet. Kortom, alles over een pakkende en aantrekkelijke eventwebsite.
Inhoud
1. Wat is een eventwebsite?
Een eventwebsite is de online omgeving voor alle communicatie met betrekking tot jouw evenement. Zie het als het visitekaartje van je evenement. Het is namelijk één van de eerste contactmomenten met je deelnemers en dus dé plek om een goede eerste indruk te maken! Het doel van de eventwebsite is je deelnemers te informeren en enthousiasmeren. Een groot voordeel van een eventwebsite is dat je het altijd kan bijwerken met de nieuwste informatie. Zo kan je bijvoorbeeld een belangrijke (gast)spreker later bekend maken, waardoor deelnemers terugkeren naar je website. Verder is de eventwebsite de plek waar deelnemers zich aanmelden voor jouw evenement via het registratieformulier.
2. De vormgeving
De eerste indruk van de website is een cruciaal moment in het vangen van de aandacht. Hoe een pakkende en aantrekkelijke eventwebsite eruitziet is subjectief. Toch is er een aantal criteria om rekening mee te houden, bijvoorbeeld:
- Het design
- De menustructuur
- De call-to-actions naar het registratieformulier
- De laadtijd en responsiveness
Het design
Als we het hebben over het design van de website moet je denken aan kleur- en beeldgebruik, maar ook bijvoorbeeld de keuze voor lettertype. Wat betreft de kleuren, zijn de huisstijl kleuren een goede optie. Door op de eventwebsite dezelfde kleuren te gebruiken als in andere communicatie, zorgt dit voor herkenning. Hetzelfde geldt voor het gebruik van beelden. Beeldmateriaal van een eerder evenement, of specifieke iconen in de huisstijl versterken de merkzichtbaarheid. Trek dus één lijn in de vormgeving van je eventwebsite, de uitnodiging, de mailings en andere communicatie uitingen.
De menustructuur
Naast dat de website er mooi uit moet zien qua kleur en beeld, is een goede menustructuur erg belangrijk. Een logische opbouw van het menu maakt het vinden van de informatie makkelijker. Zorg voor een goed flow van je menu en begin met de homepagina, gevolgd door bijvoorbeeld de programmapagina, sprekerspagina of een andere contentpagina. Sluit je menu af met de registratiepagina.
De call-to-actions
Voldoende en opvallende call-to-actions is ook een criterium voor een pakkende eventwebsite. Je wil tenslotte dat deelnemers zich voor jouw evenement aanmelden. Hiervoor is het wel nodig om hen via verschillende call-to-action knoppen aan te sturen. Kies voor een uitgesproken kleur zodat de knoppen opvallen, maar zorg er ook voor dat de knoppen in lijn zijn met het gehele design.
De laadtijd en responsiveness
Tot slot zijn de laadtijd en de responsiveness belangrijke criteria. Laadt je website te langzaam, dan haken mensen af. Controleer daarom altijd of de eventwebsite snel genoeg laadt. Dit geldt eveneens voor de responsiveness, is een website slecht zichtbaar op bijvoorbeeld mobiel en/of tablet, haken mensen af. Pas waar nodig is de website zo aan dat het op computer, mobiel en tablet goed weergegeven wordt.
3. Content op de eventwebsite
Je eventwebsite gebruiken als content hub is erg waardevol en dient voor meer dan alleen informatievoorziening. Denk bijvoorbeeld aan content in de vorm van foto’s, video’s en teksten. Deel op de eventwebsite de meest relevante content en voorkom onnodig veel informatie delen. Ga van tevoren na wat je wil overbrengen en hoe je dit wil over brengen. Voor de ene boodschap werkt een foto beter, terwijl andere informatie krachtiger is om tekstueel te omschrijven.
Probeer een balans te vinden in korte en krachtige informatievoorziening, waarbij er geen belangrijke details worden weggelaten. Daarbij helpt het ook om gebruik te maken van verschillende pagina’s waar specifieke informatie wordt gedeeld. Denk bijvoorbeeld aan een programmapagina, met de mogelijkheid om meer te lezen over de inhoud van het programma en de sprekers.
Wanneer je een hybride evenement organiseert, is de eventwebsite ook een geschikt platform voor het uitzenden van de livestream(s). Zo kunnen deelnemers via het eventplatform het programma online volgen.
Verder is de eventwebsite ook na afloop van het evenement relevant. Deel bijvoorbeeld na afloop de aftermovie, een feedbackformulier of de opnames van je evenement. Door op de eventwebsite on-demand content te plaatsen, heb je voor, tijdens en na je evenement contactmomenten met je deelnemers.
De belangrijkste content voor op jouw eventwebsite:
- Overtuigende beschrijving van je evenement (wie, wat en waar)
- Contactinformatie van de organisatie
- Een tijdsschema en plattegrond
- Verschillende knoppen om het evenement aan de agenda toe te voegen
- Social media links
- Sprekersinformatie
- Opvallende beelden en video’s
- Sponsorlogo’s
- Veelgestelde vragen met betrekking tot je evenement
- Updates en nieuwsberichten
4. Het registratieformulier
Na de inhoud en vormgeving van je eventwebsite komen we bij het registratieformulier. Een van de belangrijkste onderdelen van je eventwebsite. Het aanmeldproces moet een prettige flow hebben, omdat anders deelnemers halverwege afhaken. Voorkom dit met de volgende tips voor het opzetten van het registratieformulier:
- Zorg voor een logische volgorde van je vragen
- Vraag niet onnodig veel informatie uit
- Creëer voor de verschillende doelgroepen een eigen registratieroute
- Besteed aandacht aan de bevestigingspagina
Bedenk van tevoren goed welke informatie je nodig hebt voor je evenement. Bepaal welke gegevens verplicht zijn om in te vullen en welke niet. Groepeer indien nodig de gegevens en geef iedere groep een titel. Bijvoorbeeld ‘Persoonlijke informatie’, of ‘Praktische informatie’. Dit zorgt voor een overzichtelijke registratie.
Creëer voor de verschillende doelgroepen een eigen registratieroute indien dit mogelijk is. Bepaal de gegevens die je uit wil vragen bij een specifieke doelgroep. Om te voorkomen dat deelnemers onnodig irrelevante gegevens in vullen, raden wij aan met verschillende registratietypes te werken en voor elk type een eigen route te creëren. Zo werkt ONlive Event bijvoorbeeld met voorwaardelijke opmaak, waarbij we kunnen instellen voor wie een vraag zichtbaar is of niet. Hierdoor past het registratieformulier aan op basis van de informatie die de deelnemer invult. Dit is waardevol als je een hybride evenementen organiseert en je voor je virtuele en live deelnemers een aangepaste registratie wil. Of wanneer je voor sprekers, sponsoren en deelnemers een eigen route wil creëren.
Na het afronden van de registratie komt de bevestigingspagina. Hier is onder andere ruimte om de deelnemer te bedanken voor het registreren, maar het is ook mogelijk om alle ingevulde gegevens overzichtelijk weer te geven. De deelnemer kan zo de gegevens nog een keer controleren en indien nodig wijzigen.
5. Conclusie
Voor een pakkend en aantrekkelijke eventwebsite is het van belang dat deze duidelijk, vertrouwd en mooi is. Zorg dat je alle nodige details beschrijft om de vragen van (potentiële) deelnemers te beantwoorden, maar vind een balans in het soort en de hoeveelheid content die je deelt. Focus op het creëren van krachtige call-to-actions die mensen overhalen om zich aan te melden en je evenement te bezoeken. Zorg tot slot voor een soepel en duidelijk registratieformulier. Vergeet niet dat het naast vormgeving en inhoud ook gaat om functionaliteit!
Stel ons je vragen
Organiseer jij binnenkort een evenement en heb je een eventwebsite nodig? Wij denken graag met je mee! Stel ons je vragen, deel je wensen en wij ontzorgen je verder op het gebied van de eventwebsite.
Deze post delen: