Case Welkoop GOUD & FOUT Festival
In opdracht van Welkoop
Concept, organisatie en vormgeving van het evenement door Meet Me Events
Foto’s gemaakt door Marcel Krijgsman
Eind september organiseerde Meet Me Events het Welkoop GOUD & FOUT festival ter ere van het 50-jarig bestaan van Welkoop. In de aanloop naar het evenement toe konden medewerkers van Welkoop zich aanmelden voor het feest via de eventwebsite die wij hebben gebouwd. Daarnaast mochten we een virtuele photobooth inrichten geheel in het GOUD & FOUT thema. Benieuwd hoe we deze toffe opdracht hebben uitgevoerd? Lees dan snel verder!
6 verschillende mailings | meer dan 1000 aanmeldingen | unieke photobooth foto’s
Het uitnodigingstraject en de eventwebsite
Samen met Meet Me Events is de website vormgegeven en is de registratie opgezet. De website bestond uit meerdere pagina’s, namelijk:
- De homepagina
- Een registratiepagina
- Een informatiepagina
- Een programmapagina
Later werden hier nog de pagina’s voor de photobooth en de foto’s aan toegevoegd. Het feestelijk GOUD & FOUT thema kwam duidelijk terug in de vormgeving van de website.
Na het bouwen en vormgeven van de eventwebsite, kon de registratie live en werden de digitale uitnodigingen verstuurd. Alle filialen en franchises ontvingen de uitnodiging per e-mail en deelde deze met hun collega’s. De uitnodigingen hadden net als de website een feestelijke uitstraling. De knop in de e-mail zorgde ervoor dat medewerkers zich direct konden aanmelden. Naast de uitnodigingsmail is er ook nog een remindermail gestuurd voor het aanmelden. Hierin kreeg iedereen die zich nog niet had aangemeld de herinnering om dat nog te doen.
Enkele dagen voorafgaande het feest ontvingen alle aangemelde medewerkers de laatste informatiemail met hun persoonlijke ticket. De persoonlijke aanhef en het toegangsbewijs maakte iedere e-mail uniek en zorgde voor een persoonlijke touch.
De virtuele photobooth
Naast de eventwebsite en het uitnodigingstraject hebben wij voor het Welkoop GOUD & FOUT festival ook een virtuele photobooth ingericht. In overleg met Meet Me Events is er nagedacht over de vormgeving van de virtuele photobooth. Zij wilden graag eigen stickers en kaders gebruiken die pasten bij het thema en leverde deze bij ons aan.
Op het feest zelf konden de bezoekers de QR-code scannen om een foto, GIF of Boomerang te maken en deze vervolgens te bewerken met de gethematiseerde stickers en kaders. De QR-code werd op grote borden en meerdere beeldschermen onder de aandacht gebracht.
Alle foto’s, GIF’s en Boomerangs werden ook op de beeldschermen gelivestreamd. Zo kon iedereen op het feest elkaars foto’s bekijken. Aan het einde van het feest vormden alle foto’s samen een mozaïek met het logo van het feest. De VJ maakte hier een animatie van en speelde deze af op de beeldschermen.
Ben jij voor je evenement nog op zoek naar een eventwebsite met registratie, of een unieke en creatieve toevoeging zoals de virtuele photobooth? Bekijk dan de mogelijkheden op onze website!
Volg onze social mediakanalen en blijf op de hoogte van de nieuwste berichten!